Grande parte das organizações do terceiro setor surgiu da iniciativa de uma pessoa ou de um grupo de pessoas que acreditavam em uma causa e começaram a lutar por ela. 

Seja beneficiando pessoas ou trabalhando no sentido de preservar o meio ambiente, as organizações do terceiro setor têm um papel muito importante para o desenvolvimento da sociedade como um todo. 

Como há uma grande demanda por todos os tipos de serviços de educação, saúde e assistência social, é normal que as instituições passem, logo após a sua constituição, por um período de rápido crescimento. 

Este crescimento (ampliação do atendimento ou do número de serviços prestados) está sempre acompanhado de um aumento de despesas - derivado da necessidade de mais funcionários e voluntários, de mais material de consumo e de controles gerenciais e administrativos mais complexos. 

É claro que boa parte das organizações brasileiras conseguiu crescer de forma estruturada, desenvolvendo sistemas eficientes de captação de recursos e garantindo a sustentabilidade de suas atividades, mas, o que observamos em muitos casos, é que as organizações lutam dia-a-dia por sua sobrevivência, fazendo verdadeiros milagres para se manterem funcionando. 

O ideal seria que os gestores das organizações pudessem pensar sobre o crescimento do seu negócio de forma estruturada, que desenvolvessem um planejamento estratégico para a organização e um plano de captação de recursos que os ajudasse a sair desta situação de dificuldade financeira permanente. 

Mas se há falta de recursos humanos e falta de recursos financeiros, como bem sabemos, como o gestor da organização poderá se dedicar a estas atividades que, além de tomarem bastante tempo, não trazem resultados de curtíssimo prazo? Como colocar em prática as idéias de planejamento para captação de recursos, sem saber de onde tirar o dinheiro para pagar os funcionários na semana que vem? Como fazer um planejamento estratégico, sem saber se a organização terá condição de manter as atividades até o final do ano? 

Aparentemente, o problema da maior parte das organizações brasileiras é de curtíssimo prazo, o que dificulta muito a implantação da gestão baseada em planos estratégicos de prazo mais longo. 

Esta dificuldade não invalida de forma alguma o planejamento estratégico, muito pelo contrário, demonstra o quanto este planejamento é importante para a continuidade do trabalho desenvolvido e para que a administração possa ser conduzida com mais tranqüilidade, mas deixa claro que existe a necessidade de pensar em medidas emergenciais que ajudem as ONGs a buscarem alternativas de fontes de financiamento de curto prazo para que seus administradores possam começar a se dedicar ao planejamento de forma mais estruturada. 

Esta atividade irá ajudar os gestores a escaparem do círculo vicioso da falta de recursos que acontece da seguinte maneira:

• A falta de recursos financeiros para as despesas de manutenção das atividades leva, normalmente, à diminuição da estrutura gerencial (já que os recursos devem ser prioritariamente destinados às atividades fim).
   

• A falta de gerenciamento das atividades dificulta a tomada de decisões e o bom andamento do trabalho realizado e,
   

• Normalmente, leva a uma dificuldade relacionada às atividades de prestação de contas aos parceiros e ao marketing da instituição.
   

• A falta de exposição e visibilidade dificulta a manutenção das parcerias atuais e a formação de novas parcerias.
   

• A falta de parceiros realimenta o problema da falta de recursos.
   

A profissionalização do terceiro setor é, evidentemente, um processo sem volta. As técnicas mais modernas de administração (utilizadas pelas empresas privadas) precisam ser incorporadas por estas instituições, a fim de tornar o seu trabalho cada vez mais produtivo e atender às demandas dos parceiros financiadores. 

A equação que precisamos resolver aqui é como conseguir manter uma estrutura administrativa condizente com as necessidades da organização, mesmo quando nossos principais parceiros preferem direcionar suas doações para as atividades fim, não concordando em destinar recursos para as atividades administrativas da ONG parceira. 

Garantir receitas para a sustentação da administração não é uma tarefa tão difícil. O importante é que a organização saiba onde quer chegar e consiga mobilizar pessoas para ajudarem neste processo. 

Os eventos, assim como as pequenas doações de pessoas físicas, têm esta importante característica. São o que convencionamos chamar de “dinheiro não carimbado”, isto é, quem doa estes recursos (por exemplo através da compra de convites para uma festa beneficente), não irá determinar como ele deve ser gasto. Desta forma, os administradores da organização podem direcionar estes recursos para a sustentação das despesas administrativas, resolvendo, desta maneira, o dilema apresentado acima. 

Organizar eventos, no entanto, não é uma tarefa fácil. Existem algumas características importante que devem ser observadas para que o evento seja bem sucedido: 

1.  Pense na capacidade de sua organização – é melhor começar organizando eventos pequenos, mesmo que eles não rendam muito dinheiro. A experiência que a organização vai adquirindo é muito importante para que futuros eventos (maiores) sejam bem sucedidos. Se a sua organização tem uma estrutura boa, conta com a participação de voluntários, é possível pensar, desde o início, em eventos de maior complexidade operacional.
    

2. Planeje - O evento deve ser planejado com antecedência e de forma completa. O instrumento básico para gerenciamento de um evento deve ser o cronograma de ações. Nele estarão todas as informações referentes ao evento: quais as atividades necessárias, quem são os responsáveis por cada uma delas, em que ordem devem ocorrer, quais os prazos para cada etapa, etc.
    

3. Elabore um plano - nunca pressuponha nada, esteja atento a cada detalhe. Tente pensar nas possíveis contingências e em como as dificuldades serão contornadas quando ocorrerem, a fim de evitar que seja despendido um grande esforço na organização e o resultado do evento não seja satisfatório.
    

4. Desenvolva um plano de comunicação – um dos resultados paralelos mais importantes de um evento é a publicidade. Além do retorno financeiro que o evento pode ter, ele pode ser uma ferramenta muito útil na divulgação das atividades da sua organização, pode ajudar a trazer novos parceiros e a aproximar pessoas que, posteriormente, poderão trabalhar como voluntárias, ou ajudar no desenvolvimento das atividades de diversas maneiras. Todo evento pode ser visto sob 3 aspectos: a arrecadação de fundos, a divulgação da organização e a aproximação de pessoas chave para trabalhos futuros.
    

5. Selecione as pessoas chave – uma das etapas mais importantes na organização de um evento é a mobilização das pessoas (funcionários ou voluntários) que estarão envolvidos na execução das atividades necessárias à implantação do evento. Em primeiro lugar é preciso selecionar pessoas que tenham capacidade e disponibilidade para assumir as tarefas que lhes serão designadas.
    

6. Mantenha todos os participantes bem informados – como todo trabalho em grupo, é fundamental que todos os participantes estejam informados do andamento das atividades. Reuniões periódicas de acompanhamento do cronograma ajudam a manter o grupo unido e bem informado sobre as necessidades que forem surgindo. É importante que estas pessoas estejam envolvidas e comprometidas com as atividades que lhes foram designadas, a fim de que o cronograma seja cumprido e que o evento seja realizado conforme o planejado. Normalmente são muitas as atividades necessárias à organização de um evento e elas, provavelmente, estão encadeadas em uma seqüência. Isso significa que se uma pessoa envolvida em uma etapa da organização do evento não cumprir suas tarefas no prazo especificado, ela poderá comprometer toda a organização do evento ou, no mínimo, dificultar o trabalho das outras pessoas envolvidas. Como em todo trabalho em equipe, é fundamental que as pessoas chave sejam selecionadas com rigor e estejam envolvidas e comprometidas com suas tarefas.
    

7. Elabore um orçamento – é fundamental saber de antemão quais os custos envolvidos na elaboração do evento e qual o retorno que se espera ter com a sua realização. Mesmo que o evento tenha como objetivo captar recursos para a organização, é muito provável que seja necessário fazer algum investimento para a sua implantação. Por exemplo: uma organização que esteja planejando um almoço beneficente precisará comprar os alimentos, alugar instalações, etc. É claro que este dinheiro será reposto no caixa da organização com a venda dos convites (e ainda haverá um lucro), mas é possível que seja necessário investir antecipadamente em alguns itens e é importante que isso seja previsto no fluxo de caixa da organização.
    

8. Controle sua arrecadação financeira – monte uma planilha de controle de gastos e receitas. Conforme o tipo de evento organizado, é possível que existam várias fontes de entrada de dinheiro (venda de convites, venda de alimentos e bebidas durante o evento, patrocínios de atividades, etc.). É importante controlar todas estas “fontes”, não apenas para evitar desvios de dinheiro, mas também para que se possa analisar, no futuro, quais foram as fontes de recursos mais eficientes e, conseqüentemente, planejar melhor os resultados das próximas edições do evento.
    

9. Agradeça todos os voluntários e funcionários envolvidos – é sempre muito simpático receber agradecimentos por um trabalho desenvolvido. Seus funcionários e voluntários certamente se sentirão muito valorizados ao receberem uma carta de agradecimento ou ao serem reconhecidos por sua colaboração ao longo do próprio evento. Se você tem planos de repetir a experiência no futuro, é importante que todas as pessoas envolvidas sintam-se reconhecidas e motivadas. Isso pode aumentar as chances de sucesso dos próximos eventos organizados.

Organizar eventos é uma atividade bastante trabalhosa, mas os resultados podem ser muito positivos. Uma organização que consiga montar um cronograma anual de eventos (com 4 ou 5 eventos sendo realizados ao longo do ano) provavelmente conseguirá arrecadar os recursos necessários para a manutenção de sua estrutura administrativa. 

À medida que a organização vai colocando estas ações em prática, seus gestores têm mais tempo para se dedicar ao planejamento estratégico e à captação de recursos. Principalmente, à busca de parcerias que irão formar a “base de sustentação” do seu projeto social, rompendo o ciclo vicioso de falta de recursos que citamos acima. 

É claro que este é um processo um pouco demorado, que precisa ser realimentado continuamente e que envolve a necessidade de participação de um grande número de colaboradores, mas os eventos devem ser vistos pelas organizações como uma forma razoavelmente simples de captar recursos suficientes para que os gestores possam parar de se preocupar tanto com as contas que estão vencendo e começar a pensar no desenvolvimento de sua organização de forma mais estratégica.

* Andrea Goldschmidt é administradora de empresas pela EAESP- FGV e atua como captadora de recursos desde 1999. Também é professora de Marketing e Captação de Recursos na ESPM e na FACAMP e colaboradora do Centro de Estudos do Terceiro Setor (CETS) da Fundação Getúlio Vargas. Trabalha como consultora na APOENA Empreendimentos Sociais (www.apoenasocial.com.br) auxiliando empresas na implantação de programas de responsabilidade social junto à comunidade.